Spotkania to codzienność większości polskich menadżerów

74 proc. menadżerów codziennie ma spotkania w małej grupie osób, a 60 proc. przynajmniej raz w tygodniu odbywa zebrania w większym zespole – wynika z badania firmy szkoleniowej 4Results. Zdaniem badanych spotkań jest zbyt dużo i nie są one efektywne, nie kończą się żadnymi budującymi wnioskami. Dodatkowo wielu z nich podkreśla brak zaangażowania uczestników objawiający się m.in. tym, że korzystają w czasie spotkania z telefonów i laptopów.

Badanie „Spotkania: efektywnie spędzony czas czy stracone godziny?” przeprowadzone wśród blisko 500 menadżerów wskazuje, że 90 proc. z nich ma przynajmniej raz w tygodniu takie spotkania w małej grupie, a 5 na 10 – w większej grupie osób. Do tego dochodzą telekonferencje, które przynajmniej raz na tydzień odbywa połowa menadżerów.

– Menadżerowie nie oceniają spotkań zbyt wysoko pod kątem efektywności. Mają poczucie, że tych spotkań jest za dużo, zajmują im one bardzo dużo czasu, kiedy mogłyby się odbyć spotkania innego typu. Dużo czasu poświęcamy na spotkania operacyjne, kiedy trzeba w zbyt dużym gronie omówić różne rzeczy. Z kolei brakuje nam czasu na spotkania strategiczne, budujące zespół, albo jeden na jeden, które są kluczowe dla menadżerów – mówi agencji Newseria Biznes Sławomir Błaszczak, partner zarządzający, 4Results.

Zarządzający najczęściej biorą udział w tzw. operatywkach, czyli krótkich spotkaniach dotyczących bieżącej pracy. Blisko połowa menadżerów spotyka się ze swoim szefem na rozmowę rzadziej niż raz w tygodniu, a 14 proc. – w ogóle. Ponad połowa badanych przyznaje, że uczestniczy w spotkaniach strategicznych rzadziej niż raz na tydzień. Autorzy raportu sugerują, że uporządkowanie siatki spotkań, wprowadzenie ich cykliczności ułatwia zarządzanie i monitorowanie realizacji celów.

Przed spotkaniem wszyscy jego uczestnicy muszą znać cel i charakter spotkania. Dyskusja powinna być rzeczowa i konstruktywna, a jej uczestnicy aktywni

 Niekoniecznie wiemy, po co się spotykamy. Po prostu są jakieś tematy do omówienia, więc potrzebne jest spotkanie. Ono powinno się kończyć konkretnym produktem: decyzją, ustaleniami, uzgodnieniami – mówi Sławomir Błaszczak.

Menadżerowie podkreślają, że łatwiej o taki przebieg spotkania w mniejszym gronie, gdy uczestnicy są właściwie dobrani. Zbyt szeroka grupa rozprasza i wprowadza zbędne wątki poboczne.

Kluczem do sukcesu jest też świadomość roli prowadzącego spotkanie. Lider spotkania powinien być przygotowany, wiedzieć, jak zebranie poprowadzić, umieć słuchać i skłaniać pracowników do dyskusji.

 Badani wskazują na to, że od tego, jak oni są przygotowani, jakie mają kompetencje związane z prowadzeniem tego typu spotkań, zależy efektywność spotkania. Jeśli angażują uczestników, potrafią ich dobrze słuchać, mają dobrze przygotowaną strukturę, jasno pracują z celami, to te umiejętności znacząco wpływają na podniesienie efektywności spotkań – mówi partner zarządzający 4Results.

W ocenie menadżerów stratą czasu są telekonferencje. Częste problemy techniczne, niska jakość lub przerwy w połączeniu, a także brak bezpośredniego kontaktu sprawiają, że uczestnicy tzw. calli są rozproszeni, zajmując się jednocześnie kilkoma sprawami. Jeśli nie ma możliwości bezpośredniego spotkania, lepszy rozwiązaniem wydaje się wideokonferencja, która bardziej angażuje uczestników.

– Telekonferencja stwarza możliwość ucieczki i zajmowania się innymi tematami, a tylko pozornego uczestniczenia w spotkaniu. To wpływa na obniżenie efektywności tego typu spotkań. Dlatego zalecamy włączanie kamery, nawet jeśli to by miały być krótsze spotkania, ale będą bardziej skuteczne. Wcześniej powinny być określone materiały, z którymi należy się zapoznać, oraz jasno określony cel wideokonferencji – mówi Sławomir Błaszczak.

Mimo to 60 proc. badanych w ogóle nie bierze udziału w wideokonferencjach.

Brak zaangażowania i koncentracji uczestników to coś, co najbardziej przeszkadza menadżerom – wskazuje na to co trzeci badany. Co czwarty narzeka na to, że współpracownicy ignorują cel spotkania poprzez korzystanie z telefonów i komputerów w jego trakcie.

Previous Pracodawcy szukają sposobów na przyciągnięcie cudzoziemców do pracy
Next Co czwarta osoba w wieku produkcyjnym jest bierna zawodowo

Może to Ci się spodoba

Zarządzanie zespołem 0 Comments

Firmy pełne smutnych pracowników

Szacuje się, że w Polsce ponad 1,5 miliona ludzi się choruje na depresję. Choć o leczeniu mówi się więcej niż jeszcze kilka lat temu, nadal zapominamy o profilaktyce. Coraz częściej

Zarządzanie zespołem 0 Comments

Wszystko co warto wiedzieć o analizie ankiet

Ankieta to metoda badawcza, która znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach nauki. Z powodzeniem wykorzystywana jest w pracach z zakresu medycyny, socjologii, pedagogiki czy szeroko pojętego zarządzania. Prawidłowo przeprowadzony proces analizy

Zarządzanie zespołem 0 Comments

6 błędów motywacyjnych popełnianych przez pracodawców

Zagraniczne wycieczki, systemy kafeteryjne, dodatkowa opieka medyczna, elastyczny czas pracy – to tylko kilka motywatorów z szerokiego arsenału, który może stosować pracodawca wobec pracownika. Dlaczego mimo wielu starań systemy motywacyjne

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź