Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych dla osób zatrudnionych. Ponieważ w czasie trwania stosunku pracy pracodawca można zgromadzić całkiem sporą liczbę dokumentów, warto wiedzieć, w jaki sposób je prawidłowo przechowywać.

Obowiązek prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika z osobna wynika z przepisów Kodeksu pracy. Do takiego działania zobowiązany jest każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą i to niezależnie od tego, w jakiej formie prowadzi firmę czy ile osób zatrudnia. Wszystko po to, by dokumentować przebieg zatrudnienia i dla ewentualnych celów dowodowych w sytuacji, gdy pracownik będzie dochodził swoich roszczeń np. na drodze sądowej.

Informacje o tym, w jaki sposób należy prowadzić akta osobowe poszczególnych pracowników każdy pracodawca znajdzie w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników. (Polecamy artykuł: Jak prowadzić akta osobowe pracownika?).

Części akt osobowych

Zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem, akta osobowe powinny składać się z trzech części. W poszczególnych powinny znaleźć się następujące dokumenty:

  • część A – dokumenty, które pracodawca otrzymał od swojego pracownika na etapie ubiegania się przez niego o posadę,
  • część B – wszystkie dokumenty mogące dokumentować przebieg zatrudnienia,
  • część C – w tej części gromadzi się dokumenty, które związane są z ustaniem zatrudnienia pracownika.

Istotnym elementem akt osobowych pracownika i poszczególnych ich części jest sporządzenie wykazu dokumentów, jakie się w nich znajdują.

Akta osobowe to nie wszystko. Więcej na ten temat: http://www.praca-chrzanow.info/porady-dla-pracodawcow/382/akta-osobowe-to-nie-wszystko.

Co dokładnie w części A?

Dokumenty, jakie można znaleźć w część A akt osobowych pracownika to przede wszystkim dokumenty, jakie pracownik złożył, gdy starał się o zatrudnienie w danej firmie. Warto pamiętać, że pula informacji, o jakie może ubiegać się pracodawca na tym etapie jest ograniczona. W związku z powyższym najczęściej w części A akt osobowych znaleźć można m.in. wypełniony przez kandydata kwestionariusz osobowy czy świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy.

Zdarza się, że osoby ubiegające się o pracę przedstawiają znacznie więcej dokumentów niż jest to potrzebne, licząc, że pracodawca zainteresuje się ich kandydaturą. W związku z tym, w tej części dokumentów często można znaleźć np. certyfikaty językowe, jakie uzyskał dany pracownik.

Umowa o zakazie konkurencji w części B

Część B akt osobowych pracownika została przeznaczona na gromadzenie dokumentów potwierdzających fakt zawarcia między stronami umowy o pracę. Znaleźć można zatem m.in. pisemne oświadczenie pracownika, że zapoznał się z treścią regulaminu pracy obowiązującego w zakładzie pracy lub oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami BHP. Ta część akt jest też przeznaczona do złożenia wszelkich oświadczeń składanych przez pracowników, którzy wychowują dzieci (np. oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich).

Jeżeli pracownik chce, by jego wynagrodzenie było przekazywane na rachunek bankowy, informacje o tym pracodawca również powinien przechowywać w tej części akt osobowych. Część B jest również adekwatna to tego, by złożyć w niej dokumenty związane z podejrzeniem wystąpienia u podwładnego choroby zawodowej. (Patrz artykuł: Prowadzenie akt osobowych pracownika).

Zwolnienie w części C

Część C akt osobowych przeznaczona jest do przechowywania dokumentacji związanej z rozwiązaniem nawiązanego stosunku pracy. Tam znaleźć powinny się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy czy dokumenty potwierdzające wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Fakt rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem nie oznacza, że pracodawca może zniszczyć akta osobowe. Ich przechowywanie jest dokładnie uregulowane w przepisach prawa pracy.

Artykuł powstał przy współpracy z portalem praca-chrzanow.info

Previous Dlaczego warto założyć konto firmowe?
Next Wynagrodzenie za pracę. A Ty co o nim wiesz?

Może to Ci się spodoba

Organizacja pracy 0 Comments

Odkurzacz piorący: dla firmy i do domowego użytku

Czy w domu można używać takiego samego sprzętu czyszczącego, jaki stosują profesjonalne firmy sprzątające? Oczywiście, że tak! Wystarczy wybrać model o mniejszych gabarytach, by ułatwić sobie domowe porządki. Dzięki takiemu

Organizacja pracy 0 Comments

Do zmiany pracy motywuje głównie wyższe wynagrodzenie

Zbyt niskie wynagrodzenie najlepiej motywuje do szukania nowej pracy – wynika z badania Pracuj.pl. Blisko 66 proc. osób deklaruje, że gdyby otrzymało atrakcyjniejszą ofertę pod względem finansowym, zdecydowałoby się na jej

Organizacja pracy 0 Comments

Firmom coraz trudniej zatrzymać najlepszych pracowników

Na całym świecie rośnie popularność technologii, które umożliwiają pracę zdalną. To oznacza, że pracodawcy mogą sięgać na różne rynki, nawet najbardziej oddalone od ich siedziby, by pozyskać najlepszych pracowników. Zatrzymanie

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź