Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych dla osób zatrudnionych. Ponieważ w czasie trwania stosunku pracy pracodawca można zgromadzić całkiem sporą liczbę dokumentów, warto wiedzieć, w jaki sposób je prawidłowo przechowywać.

Obowiązek prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika z osobna wynika z przepisów Kodeksu pracy. Do takiego działania zobowiązany jest każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą i to niezależnie od tego, w jakiej formie prowadzi firmę czy ile osób zatrudnia. Wszystko po to, by dokumentować przebieg zatrudnienia i dla ewentualnych celów dowodowych w sytuacji, gdy pracownik będzie dochodził swoich roszczeń np. na drodze sądowej.

Informacje o tym, w jaki sposób należy prowadzić akta osobowe poszczególnych pracowników każdy pracodawca znajdzie w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników. (Polecamy artykuł: Jak prowadzić akta osobowe pracownika?).

Części akt osobowych

Zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem, akta osobowe powinny składać się z trzech części. W poszczególnych powinny znaleźć się następujące dokumenty:

• część A – dokumenty, które pracodawca otrzymał od swojego pracownika na etapie ubiegania się przez niego o posadę,
• część B – wszystkie dokumenty mogące dokumentować przebieg zatrudnienia,
• część C – w tej części gromadzi się dokumenty, które związane są z ustaniem zatrudnienia pracownika.

Istotnym elementem akt osobowych pracownika i poszczególnych ich części jest sporządzenie wykazu dokumentów, jakie się w nich znajdują.

Akta osobowe to nie wszystko. Więcej na ten temat: http://www.praca-chrzanow.info/porady-dla-pracodawcow/382/akta-osobowe-to-nie-wszystko.

Co dokładnie w części A?

Dokumenty, jakie można znaleźć w część A akt osobowych pracownika to przede wszystkim dokumenty, jakie pracownik złożył, gdy starał się o zatrudnienie w danej firmie. Warto pamiętać, że pula informacji, o jakie może ubiegać się pracodawca na tym etapie jest ograniczona. W związku z powyższym najczęściej w części A akt osobowych znaleźć można m.in. wypełniony przez kandydata kwestionariusz osobowy czy świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy.

Zdarza się, że osoby ubiegające się o pracę przedstawiają znacznie więcej dokumentów niż jest to potrzebne, licząc, że pracodawca zainteresuje się ich kandydaturą. W związku z tym, w tej części dokumentów często można znaleźć np. certyfikaty językowe, jakie uzyskał dany pracownik.

Umowa o zakazie konkurencji w części B

Część B akt osobowych pracownika została przeznaczona na gromadzenie dokumentów potwierdzających fakt zawarcia między stronami umowy o pracę. Znaleźć można zatem m.in. pisemne oświadczenie pracownika, że zapoznał się z treścią regulaminu pracy obowiązującego w zakładzie pracy lub oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami BHP. Ta część akt jest też przeznaczona do złożenia wszelkich oświadczeń składanych przez pracowników, którzy wychowują dzieci (np. oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich).

Jeżeli pracownik chce, by jego wynagrodzenie było przekazywane na rachunek bankowy, informacje o tym pracodawca również powinien przechowywać w tej części akt osobowych. Część B jest również adekwatna to tego, by złożyć w niej dokumenty związane z podejrzeniem wystąpienia u podwładnego choroby zawodowej. (Patrz artykuł: Prowadzenie akt osobowych pracownika).

Zwolnienie w części C

Część C akt osobowych przeznaczona jest do przechowywania dokumentacji związanej z rozwiązaniem nawiązanego stosunku pracy. Tam znaleźć powinny się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy czy dokumenty potwierdzające wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Fakt rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem nie oznacza, że pracodawca może zniszczyć akta osobowe. Ich przechowywanie jest dokładnie uregulowane w przepisach prawa pracy.

Artykuł powstał przy współpracy z portalem praca-chrzanow.info